Soluciones de productividad ofimática, almacenamiento en la nube, exchange y el correo electrónico - Office 365 y Microsoft Exchange Online

TRANSFORMACION DIGITAL

La transformación digital es el reto colaborativo que exite entre las empresas para gestionar los contenidos de los usuario a través de herramientas tecnológias

Necesitamos estructurar un ITINERARIO DE DIGITALIZACION específico para cada empresa. Que tengo que hacer, cuando lo voy a hacer y cuanto me va a costar.

Todos hemos empezado a digitalizarnos, solo que muchas veces ni lo sabemos. El correo electrónico, los certificados digitales, redes sociales, los software de gestión y contabilidad, video-vigilancia, todo es digitalización, pero nos falta una planificación específica, y muy importante, implantar servicios adecuados a nuestras necesidades.

SEGURIDAD Y ACCESIBILIDAD

La seguridad de la información es clave en el proceso de tranformación digital. No sirve de nada tener toda la información digitalizada si no establecemos unos criterios de seguridad:

La accesibilidad es el otro pilar de la digitalización. La información debe ser accesible en cualquier momento en el entorno de trabajo (digitalizar no significa subir todo a la nube). Uno de los elemntos claves es no depender de forma limitante de los dispositivos de hardware, y poder reemplazar de forma rápida y eficaz los mismos


¿Estoy preparado para avanzar en la transformación digital de mi empresa?

Desde Informática los Llanos SL ofrecemos un conjunto de herramientas para acompañar a nuestros clientes en la tranformación digital, que además te permite establecer tu nivel de digitalización

El certificado digital es una herramienta imprescindible para el acceso y gestión de la información, sobre todo en el contacto con las administraciones públicas.
La gran mayoría de las empresas ya dispone de certificado digital, pero es necesario controlar su vigencia, establecer contraseñas de seguridad para el uso de los mismos, y desplegarlo en dispositivos adicionales como smartphone's

La gestión del correo electrónico depende del tipo de servicio que necesitamos. (descubre las opciones)
La opción de Exchange en la más indicada para soluciones de digitalización.

  • Webmail: Todo el correo está en el servidor ISP. Es accesible desde cualqueir dispositivo. Requiere gestión para evitar que se colapse el servidor y deje de funcionar.
  • IMAP: Similar al webmail pero con cliente de correo. Requiere el mismo mantenimiento que webmail. Las carpetas IMAP tienen incompatibilidad con clientes POP3
  • POP3: El correo se descarga en el ordenador local y no requiere mantenimiento en el ISP. No es accesible desde distintos dispositivos y requiere copias de seguridad.
  • Microsoft® Exchange: Solución recomendada que cumple con todas las ventajas de las souciones anteriores, además de incluir la sincornización del calendario, agenda y contactos. Tiene coste adicional, mientras que en resto de casos,

Los servidores cloud permite desplegar aplicaciones y datos a través de servidores en la nube, que en su servicio se encargan de la seguridad de acceso y las copias de seguridad
Estos servicios tienen grandes ventajas:

  • Acceso a la información desde cualqueir lugar y en cualquier momento
  • Seguridad de acceso mediante usuarios, contraseñas y privilegios por recursos
  • Posibilidad de desplegar archivos (Llanos NAS Cloud), accesibles como una clásica unidad de red o por servicios web
  • Posibilidad de desplegar archivos (Llanos NAS Cloud), accesibles como una clásica unidad de red o por servicios web
  • El acceso a la información y aplicaciones es multiplataforma
  • Prescindir el servidor local (ni consumo eléctrico, ni copias de seguridad, espacio de almacenamiento, inversión inicial, etc..
Estos servicios los separamos en dos bloques
  • Llanos NAS Cloud: Servidor de archivos en la nube (unidad de red)
  • Jotelulu CLOUD: Servidor de aplicaciones en la nube

Partiendo de la base de que la DIGITALIZACION almacena toda la información en soporte digital, es IMPRESCINDIBLE disponer de un sistema de copias de seguridad de los soporte informáticos. DEsde informática los llanos disponemos de varias solución, necesarias según cada entorno de trabajo.

  • Acronis® Backup: Copias de seguridad tipo Imagen para servidores y puestos. Opción de copia en dispotivos físicos y en la nube. Recomendable para sistemas con servidor local o con mucho volumen de datos. Para las copias en la nube requiere fibra óptica
  • Llanos Cloud Backup: Copias de seguridad de archivos y bsaes de datos en servidor cloud cifrado (ubicado en europa). Recomendable para ubicaciones donde no se dispone de fibra obtica, o se requiere poca información (bases de datos en puestos locales). El servicio incluye monitorización diaria
  • Llanos documents Backup_ Copia de seguridad en la nube de todos los documentos de ofimática, así como el correo electrónico en configuraciones POP3. El servicio incluye monitorización diaria/li>
  • MailStore®: Copia de seguridad y archivo automatizado de correo electrónico en cualquier tipo de red. Recomendable para entidades pública y empresas, para eviar borrado accidental o premeditado de correos electrónicos
IMPORTANTE: Tener sistema de datos en la nube o en un servidor local con sistema de backup no garantiza la seguridad total de la información. En muchos casos se almacen información valiosa en los puestos, como el correo en configuraciones POP3, documento de ofimática en escritorio, documentos, etc. AEPD: La normativa vigente obliga a la realización y mantenimiento de las copias de seguridad con datos de caracter personal, siendo en todos los casos el responsable del cumplimiento el propietario de los datos.

Hoy en día la seguridad es innegociable, y un buen sistema de antivirus es una herramienta imprescindible. No importa que tengas la información en un servidor local o en la nube, el puesto de trbaajo debe estar protegido.
La solución Panda Adaptive Defense + Path Management es una suite de seguridad integral para los puestos en nuestra empresa.

La gran mayoría de las empresas dispone de un software para facturación, gestión de compras, control de inventario, trazabilidad (descubre las opciones)
Lo que nos tenemos que plantear es como acceso a la información. La opción de migrar el software a la nube nos permite acceder desde cualqueir dispositivo y en cualquier momento y despreocuparme del las copias de seguridad (incluidas en el servicio).
El software de contabilidad no está tan extendido, ya que en muchos casos es la asesoría quien se encarga de dicha gestión. En tal caso, es necesario disponer de sistemas que permitan traspasar la información de nuestro software de facturación. En soluciones como GN Cloud, esta comunicación puede ser accesible directamente por nuestra asesoría.
En el caso de necesitar un software de contabilidad, recomendamos el uso de Ofipro Contabilidad, que almacena la información en la nube con todas la ventajas que tiene.

Los servicios WEB interactivos con nuestros clientes son los que habitualmente usamos en tiendas web, entidades bancarias, entidades públicas, seguros, etc., y son aquellas en las que notrosos generamos o mantenemos los datos de nuestro proveedor.
Este tipo de servicios grandes ventajas en la relación con nuestros clientes, hacíendoles partícipes de la gestión de su información.
Ejemplos de esto servicios son las tiendas online, pedidos de comida en restauración, solicitud de gestiones administrativas, gestión de la información personal, etc.
Este tipo de soluciones generalmente son específicas para cada cliente y requieren un desarrollo personalizado.

La autoventa es un servicio que permite realizar las operaciones generalmente asociadas a la comercialización de producto desde fuera de la oficina (albaranes de ventas, facturas, pedidos, etc.), con herramientas equivalentes a la PDA.
También, en hostelería es muy importante tener en cuenta este tipo de herramientas, enfocadas en los sistemas de telecomanda
Aunque ese concepto se puede extrapolar a otras cuestiones operativas, como gestión de trabajos, ordenes de Fabricación y control de procesos, etc. Son herramientas para uso interno de los trabajadores accesibles desde fuera de nuestras instalaciones. Está asociado a conceptos como software de gestión comercial, Industria 4.0, web colaborativas

El siguiente paso en la digitalización en entornos industriales consiste en establecer mecanismos de comunicación y toma de decisiones entre todos los elementos de la empresa.
En este caso, los ejemplos son innumerables, control de trabajos y proyectos por personal de la empresa, control de procesos de mantenimiento, como control de producto mediante protocolo GS1-128 codebar, acceso atomatizado a básculas y sistemas de medición, sistemas de paletización automatizada, control en función de datos de temperatura, etc...

Uno de los concepto básicos de la información consiste en el control de acceso fácil a la misma. No sirve de nada tener mucha información (el dato por el dato), sino poder accede de forma fácil y rápida a su contenido. A nivel de Pyme, este tipo de información generalmente está en archivo de ofimática. Tener una herramienta que permita buscar y gestionar la información ayuda mucho en el proceso de la digiralización.
Existen muchos productos comerciales en este sentido. En Informática los Llanos hemos desarrollado nuestra propia aplicación que permite crear expedientes/archivos con estrutura multidimensional (no en formato de árbol como la estructura de archivos de Microsoft Windows®)

La transición digital para por la conectividad (Fibra optica, radio-enlace, 4G, 5G), así como por la seguridad, para lo cual implatamos soluciones de firewall Hardware a través de la marca Microtik® RouterOS®
Esta tecnología no solo nos permite prevenir ataques externos a nuestra red a través de la conexión a internet. También no permite crear redes VPN necesaria para acceder a la red local de la empresa desde fuera de forma segura.
Hoy en día, el teletrabajo es una opción clave para la conciliación laboral, además de auge que ha sufrido en los últimos años.
A esto podemos añadir pequeñas herramientas como sistema de activación remota de dispositivos, que nos permite arrancar el ordenador de forma remota, o los sitema de alimentación ininterrumpida que evita que se apage en caso de fallo eléctrico.

Instalar redes wifi dentro de la empresa debe incluir un componente adicional de seguridad para la protección de nuestro información. Muchas redes que vemos de forma cotidiana son poco seguras.
Soluciones como Llanos redes WIFI seguras, así como los gestores de contenido FlashStart permite añadir el elemento de seguridad que requieren nuestras redes WIFI.

Es el soporte de nuestra estructura digital, y tenemos que adaptar nuestras rutinas de gestión y mantenimiento del hardware a la relevancia que tiene en la gestión de la información.
Si digitalizar pasa pòr trasladar la información a dispositivos tecnológicos, mantengamos y renovemos estos soportes. Invertir en soporte tecnológico siempre es rentable.

La video-vigilancia va más lejos que la grabación de imágenes. Cuestiones como saber cuales son los pasillos más transitados, las estanterías más visitadas o transito por zonas nos permite tomar decisiones que mejoran nuestra actividad comercial, evitar accidentes, o estructurar el mantenimiento de las instalaciones. Estos concetos están asociados a la INDUSTRIA 4.0

¿Cual es el itinerario para la tranformación digital ?

En informática los Llanos creemos en la necesidad te tener un plan de trabajo para adaptar mi empresa a la transformación digital.

Comprobación previa del estado actual

Microsft® 365 como herramienta imprescindible en el proceso de transformación digital

Las herramientas de ofimática de Microsoft (Word®, Excel®, Access®, Outlook®, etc..) han sido históricamente básicas en el día a día de nuestra empresa.
Migrar a la nueva versión Microsoft 365 implica dar un gran paso en concepto de digitalización. No solo son la útima versión del software, extiende el concepto de ofimática deslocalizanda del punto de trabajo, datos y aplicaciones en la nube, incorporando nuevas herramientas colaborativas, como One Drive, Teams, OneNote Migrar a la nueva versión Microsoft 365 implica dar un gran paso en concepto de digitalización. No solo son la útima versión del software, extiende el concepto de ofimática deslocalizando el punto de trabajo, datos y aplicaciones en la nube, incorporando nuevas herramientas colaborativas, como Exchange® One Drive®, Teams®, OneNote® o SharePoint® (en función del tipo de suscripción)

Primera decisión importante. ¿Quieres trabajar desde cualquier ubicación (nube) o sólo quieres trabajar en la red local?. Esta decisión es clave para determinar el rumbo de las tecnologías que necesitaremos

Opción trabajar en la nube

Opción trabajar en red local

Exite la posibilidad de optar por soluciones hibridas, donde parte está en el servidor, y parte está en la nube. Estos casos se estudian de forma independiente, y se buscan las soluciones más apropiadas

Avanzar en la digiralización

Una vez hemos iniciada la primera fase en nuestra digitalización, podemos avanzar en soluciones más avanzadas que nos permite dar un salto cualitativo importante

  • Ejemplos:

  • INDUSTRIA 4.0

    El concepto de Industria 4.0 (4ª revolución industrial) refiere a una nueva manera de producir mediante la adopción de tecnologías 4.0, es decir, de soluciones enfocadas en la interconectividad, la automatización y los datos en tiempo real.

    Apuesta por la automatización y la digitalización de todos los procesos, no solo administrativos y de gestión, sino también de producción.

    Objetivo principal es reducción de costos operativos al eliminar procesos manuales y reducir errores y tiempos de inactividad.

    Para los trabajadores puede significar un cambio en el trabajo que van a realizar (mucho más formado), mientras que para los clientes significaría una mayor personalización en los productos y servicios que satisfagan mejor sus necesidades.

    CONCEPTOS

    Visión Artificial (Campo de la IA)

    La visión artificial es un campo de la inteligencia artificial (IA) que permite a los ordenadores y sistemas extraer información significativa a partir de imágenes digitales, videos y otras entradas visuales, y tomar medidas o realizar recomendaciones en función de esa información. Si la IA permite a los ordenadores pensar, la visión artificial les permite ver, observar y comprender.

    Realidad Aumentada

    La Realidad Aumentada es una tecnología emergente que permite disfrutar de experiencias en las que se añade contenido digital a nuestro mundo real, aumentando la percepción que tenemos del mismo. Mediante esta tecnología, se puede incorporar contenido en forma de texto, imagen, audio, vídeo, modelos 3D,… Es un tipo de tecnología que permite usar capas de elementos virtuales sobre imágenes reales. Los elementos aumentan o se mejoran mediante entradas generadas por una computadora, que pueden ir desde sonido y gráficos hasta imágenes multimedia y GPS.

    Sistemas Ciberfísicos (CPS)-(Domótica)

    Un sistema ciberfísico es el resultado de la integración de ordenadores y redes con un proceso físico. Se trata de la obtención centralizada y de datos mediante ordenadores en red asicadas a procesos físicos.

    Robótica Colaborativa (Cobots)

    Fundamento: La robótica colaborativa es una tecnología que permite realizar procesos repetitivos, poco ergonómicos o peligrosos para el operario sin necesidad de sistemas de seguridad y cerramientos presentes en las instalaciones de robótica tradicional

    Fabricación aditiva y sustractiva

    Fundamento: Los procesos de fabricación aditiva construyen objetos añadiendo material capa a capa, mientras que los procesos de fabricación sustractiva quitan material para crear piezas.

    Cloud Server/Virtualización

    La virtualización es una tecnología que se puede usar para crear representaciones virtuales de servidores, almacenamiento, redes y otras máquinas físicas. El software virtual imita las funciones del hardware físico para ejecutar varias máquinas virtuales a la vez en una única máquina física.

    BIGDATA


    GLOSARIO DE TERMINOS

    IoT (internet of things):

    Internet de las cosas. El término IoT, o Internet de las cosas, se refiere a la red colectiva de dispositivos conectados y a la tecnología que facilita la comunicación entre los dispositivos y la nube, así como entre los propios dispositivos.

    IA (Inteligencia Artificial):

    IA es la combinación de algoritmos planteados con el propósito de crear máquinas que presenten las mismas capacidades que el ser humano. Los sistemas de inteligencia artificial funcionan con algoritmos, al usar técnicas como el aprendizaje profundo y aprendizaje automático (Machine Learning) partir de patrones, para demostrar conductas «inteligentes».

    ERP (Enterprise Resource Planning - planificación de recursos empresariales)

    Software para la gestión de todos los procesos de negocio centrales necesarios para operar una empresa

    CRM (Customer Ralationship Management):

    Software para la gestión de las relaciones comerciales

    MES (Manufacturing Execution System)

    es un software para el control de la producción. Este monitoriza y documenta la gestión de la planta de producción. Este software tiene la función de conectar, supervisar y controlar los sistemas de fabricación y hacer un seguimiento de los datos de producción en tiempo real. Permite mejorar la productividad adelantando picos de demanda y producción, sincronización de procesos, etc.


    GN40 GESTION COMERCIAL


    IMPLANTACION DE LOS SERVICIOS DE CORREO MICROSOFT® EXCHANGE ONLINE



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